فهرست مطالب :

کلیات و تصریح

تعریف کارورزی

تعریف مدیریت

سازماندهی

اهم وظایف سازمانی کارشناسی دبیر خانه

مراحل کنترل نامه ها

کنترل مکاتبات

تعاریف،اصطلاحات،گردش مکاتبات

اسناد

ارزش اسناد برای دبیرخانه

تنوع پست سازمانی دبیر خانه

دفاتر اندیکاتور و اندکس

وسایل دبیرخانه

انواع قفسه ها

شرح وقایع

آشنایی با مکان

چارت سازمان

تحلیل مسائل اداری سازمان

جمع بندی

سازماندهی مستلزم آنست که منابع یعنی افراد، سرمایه ها و تجهیزات به مؤثرترین شیوه برای حصول اهداف فراهم گردد، بنابراین دیدگاه سازماندهی شامل ترکیب و یگانه سازی منابع است. برخی از صاحبنظران نیز سازماندهی را تقسیم کار و طبقه بندی وظایف دانسته اند. سازمان نظم و ترتیبی نسبتاً ثابت و همیشگی است که یک مؤسسه در چارچوب آن به فعالیت می پردازد.

در واقع ساختاری است که واحد اجرایی برنامه به خود می دهد تا در آن بتواند وظایف متعدد و متفاوت خود را در راه نیل به هدف یا اهداف تعیین شده تفکیک و ضمن تجزیة آن به جزئی ترین حد معقول یعنی تقسیم کار برحسب تخصص لازم بین افراد و گروهها بپردازد تا با ساده کردن و آسان ساختن وظایف ضمن سرعت بخشیدن به فعالیتها، از مسائل و مشکلات و علی الخصوص خستگی روحی و جسمی کارکنان بکاهد و با ایجاد پیوندی منطقی از راه سلسله مراتب با غیر از آن و هماهنگی بین گروههای متخصص روابط کاری و روش انجام دادن وظایف را تا حد ممکن مشخص نماید و نهایتاً مکان هر فعالیت را مشخص سازد.

هر مدیری باید خلاقیت داشته باشد، خلاقیت یعنی به کارگیری توانایی های ذهنی برای ایجاد یک فکر یا مفهوم جدید. تداوم حیات سازمانها به بازسازی آنها بستگی دارد. بازسازی سازمان ها از طریق هماهنگ کردن اهداف با وضعیت روز و اصلاح و بهبود روش های حصول این اهداف انجام می شود.
هر انسان مدیر یا غیر مدیری از استعداد خلاقیت برخوردار است. بنابراین نباید خلاقیت فقط در انحصار مدیران خاصی باشد زیرا آنچه که محکمتر از وجود استعداد خلاقیت است جلوگیری از عوامل بازدارنده ظهور آن است که در صورت آزادسازی ذهن از پیش فرض ها و الگوهای زنجیرهای ذهنی در مدت کوتاهی توان خلاقیت و به کارگیری فکرهای نو در عمل را می توان دو برابر افزایش داد.

برای موفق و مؤثر بودن توانایی های ذاتی و اکتسابی معینی لازم است. مدیر مؤثر نیاز به توانایی های فنی، انسانی، ادراکی، طراحی و حل مسائل دارد. یک مدیر موفق، نگرش و انگیزه های معینی دارد. پاداش های سازمانی (اضافه حقوق، ارتقاء و ...) و جو سازمانی بر انگیزه و انگیزش وی اثر دارد. یکی دیگر از عوال موفقیت، رویدادهای پیش بینی نشده و امدادهای غیبی است؛ زیرا همیشه توانایی های افراد نیست که برای ایشان موفقیت می آورد. بررسی میزان موفقیت و مؤثر بودن هر مدیر براساس دیدگاه و معیارهای سازمانی صورت می گیرد.
تعریف مدیریت
مدیریت فرآیند به کارگیری مؤثر و کارآمد منابع مادی و انسانی در برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی و براساس نظام آموزشی مورد قبول صورت می گیرد.
واقعاً باید گفت؛ که در ابتدا انسانها درباره مدیریت چقدر میدانند؟ دانش مدیریت تا چه حد علمی است و آیا مدیریت علم است یا هنر؟ بخشی از مدیریت را میتوان از طریق مدیریت آموزش فرا گرفت و بخشی دیگر را ضمن کار باید آموخت. در واقع بخشی را که با آموزشی فرا گرفته می شود علم مدیریت است. و بخشی را که موجب به کار بستن اندوختها در شرایط گوناگون می شود، هنر مدیریت می نامند.
«به عبارتی دیگر سخن علم دانستن است و هنر توانستن»
مقدمه

تعریف کارورزی
این عمل به معنی فراگیری تخصصها، مهارتها و نیز به دست آوردن شناخت و آگاهی از طریق عمل است که فرد را برای پذیرش شغل جدید و یا انجام دادن وظایف مختلف در مقطع زمانی خاص، که از پیش تعیین شده است، آماده و تجهیز می کند. به عبارت دیگر، مهارت آموزی فعالتیی است که سازمانها برای تغییر رفتار یا ایجاد کردن رفتار و مهارت جدید در افراد از طریق فرآیند یادگیری با هدف افزایش اثربخشی و کارایی انجام می دهند.